Rechtliche Seiten der Telefonbenutzung

Das Telefon ist für den Außendienstmitarbeiter wichtiges Arbeitsmittel. Aber auch der „Außendienstler“ telefoniert privat. Ob und wenn ja, in welchem Umfang, er dazu befugt ist, ein ihm vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Telefonanlage (Festnetz, mobil) auch zu privaten Zwecken zu benutzen, bestimmt sich nach den Abmachungen im Arbeitsvertrag beziehungsweise anderweitigen Regelungen in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen. Wichtig: Fehlt eine Regelung, darf der Außendienstmitarbeiter das Telefon privat nicht nutzen. Duldet der Arbeitgeber aber stillschweigend Privatgespräche des Außendienstmitarbeiters, ist eine dahingehende betriebliche Übung entstanden.

Tipp: Die unerlaubte Privatnutzung der Telefonanlage berechtigt in der Regel zur Kündigung, wobei im Einzelfall geprüft werden muss, ob eine vorherige Abmahnung erforderlich ist. Bei privat geführten Telefonaten ist grundsätzlich der Außendienstmitarbeiter zur Kostentragung verpflichtet; anderslautende Vereinbarungen sind jedoch insbesondere aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung (z.B. bei Ortsgespräche) möglich. Da die Außendienstmitarbeiter ihre Tätigkeit üblicherweise täglich von ihrem Wohnort aus ausüben, verfügen sie meist über ein Büro in ihrer Privatwohnung („Home-Office“) und nutzen in aller Regel ihren privaten Telefon- bzw. Telefaxanschluss auch zu dienstlichen Zwecken.

Tipp: Hier muss entweder eine Einzelabrechnung der Gespräche erfolgen oder der Arbeitgeber zahlt dem Außendienstmitarbeiter eine monatliche Pauschale in Höhe der durchschnittlich anfallenden dienstlichen Telefonkosten. Auch das sollte einzelvertraglich geregelt werden. Steht dem Außendienstmitarbeiter – was i.d.R. der Fall ist – ein dem Arbeitgeber gehörendes Auto- oder Mobiltelefon zur Verfügung, kann es Probleme bei Kündigung oder Freistellung geben. Zur Abwicklung sollte genauso wie beim Dienstwagen unterschieden werden, ob auch private Nutzung vereinbart ist. Die Rückgabeverpflichtung im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses bereitet in aller Regel keine Probleme, wenn das Arbeitsverhältnis einvernehmlich oder durch arbeitgeberseitige Kündigung, die vom Außendienstmitarbeiter nicht angegriffen wird, sein Ende findet. Grundsätzlich muss der Außendienstmitarbeiter dann das Telefon im Beendigungszeitpunkt herausgeben.

Ist die Frage der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zwischen den Arbeitsvertragsparteien allerdings streitig, ist zu nachfolgenden Kriterien differenzieren:

  • ist eine Privatnutzung des Telefons nicht vereinbart, kann der Arbeitgeber das Telefon jederzeit herausverlangen, da es sich in diesem Fall um ein Arbeitsmittel handelt, an dem der Außendienstmitarbeiter kein Recht zum Besitz hat,
  • ist eine Privatnutzung vereinbart worden, kann der Außendienstmitarbeiter das Telefon bis zur Vertragsbeendigung nutzen. Dies hat insbesondere Bedeutung für den Fall, dass der Arbeitgeber eine fristgerechte Kündigung ausspricht und den Außendienstmitarbeiter in der Kündigungsfrist von der Arbeitsverpflichtung freistellt.