Der privat genutzte Dienstwagen

Eine beliebte Zusatzleistung zum Gehalt des angestellten Außendienstlers ist der Dienstwagen mit privater Nutzungsmöglichkeit. Neben den bekannten Vorteilen der Privatnutzung von Dienstfahrzeugen ergeben sich aber auch eine Vielzahl von Pflichten, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Auge behalten sollten, um spätere Streitigkeiten oder für alle Beteiligten unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

1. Regelung im Arbeitsvertrag
Für die Überlassung des Dienstwagens empfiehlt es sich immer, eine ausdrückliche und nicht zu oberflächlich formulierte Nutzungsvereinbarung im oder zusätzlich zum Arbeitsvertrag zu treffen.

In dieser ist zunächst festzuhalten, dass das Fahrzeug auch zu privaten Zwecken genutzt werden darf und sodann der Umfang der privaten Nutzung zu bestimmen.

Wichtig: Wird dem Mitarbeiter die private Nutzung nicht gestattet oder schweigt der Vertrag dazu, sind schon Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz mit dem Dienstwagen nicht mehr zulässig. In der Nutzungsvereinbarung sollte insbesondere geregelt sein, ob das Fahrzeug auch zu Urlaubsreisen und/oder außerhalb Deutschlands gebraucht und ob und inwieweit der Wagen von Dritten gefahren werden darf. Fehlt eine Regelung zur Benutzung durch Dritte, ist davon auszugehen, dass zumindest der Ehegatte und solche Familienangehörige das Kfz führen dürfen, die üblicherweise auch den Privatwagen des Mitarbeiters nutzen würden.

Des Weiteren sollte die Nutzungsvereinbarung klare Regeln vor allem zur Übernahme von Privatnutzungskosten durch den Arbeitgeber, zur Haftung bei Unfällen und zur Rückgabe des Fahrzeugs bei Beendigung des Vertragsverhältnisses enthalten. Ebenso ist die Art (Fabrikat, Pkw, Kombi) und die genaue Ausstattung des Fahrzeuges sowie die Frage zu klären, wer das Fahrzeug letztlich bestimmt. Ggf. ist hier eine Preisgrenze festzusetzen.

Wichtig: Gebraucht der Arbeitnehmer das Fahrzeug entgegen der Absprachen, droht ihm die Gefahr einer Abmahnung und – im Wiederholungsfall – unter Umständen sogar einer Kündigung.

2. Wer zahlt, wenn´s kracht?
Kommt es zu einem Unfall, muss der Arbeitnehmer nichts bezahlen, wenn ein schuldhaftes Handeln seinerseits ausgeschlossen werden kann. Hat er den Unfall dagegen verschuldet, ist für seine Haftung darauf abzustellen, in welchem Maße ihm ein Vorwurf zu machen ist. Idealer Weise enthält schon der Nutzungsvertrag eine Bestimmung hierzu.

Tipp: Vereinbart wird insoweit häufig, dass der Arbeitnehmer nicht für einen Unfallschaden einzustehen hat, wenn der Unfall von ihm weder grob fahrlässig noch vorsätzlich verursacht wurde. Fehlt eine solche Haftungsabrede, ist nach Art der Nutzung (geschäftlich oder privat) wie folgt zu differenzieren:
Bei der geschäftlichen Nutzung gelten die von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätze zur Beschränkung der Arbeitnehmerhaftung. Demzufolge haftet ein Mitarbeiter grundsätzlich nicht, wenn der Dienstwagen ohne sein Verschulden oder lediglich aufgrund leichter Fahrlässigkeit beschädigt wird. Bei mittlerer Fahrlässigkeit ist der Schaden nach den Umständen des Einzelfalles zwischen dem Mitarbeiter und seinem Arbeitgeber aufzuteilen. Insoweit bleibt die Haftung des Arbeitnehmers meist auf die Selbstbeteiligung bei der Kfz-Versicherung beschränkt.

Wichtig: Der Arbeitgeber hat hier unbedingt darauf zu achten, dass die Rechtsprechung von ihm den Abschluss einer bei Dienstfahrzeugen üblichen Versicherung verlangt. Dies ist in der Regel eine Vollkaskoversicherung mit gängigem Selbstbehalt. Bei geringerem Versicherungsschutz hat der Arbeitgeber den nicht mehr gedeckten Schaden allein zu tragen.

Handelt der Arbeitnehmer grob fahrlässig oder gar vorsätzlich, muss dieser in der Regel den eingetretenen Schaden voll übernehmen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter verhält sich u.a. grob fahrlässig, wenn er in übermüdetem Zustand das Fahrzeug fährt oder Geschwindigkeitsbegrenzungen, Verkehrszeichen, Ampeln, etc. nicht beachtet. Bei privater Nutzung des Dienstwagens haftet der Arbeitnehmer nach überwiegender Auffassung der Gerichte stets voll, es sei denn, es ist eine vertragliche Haftungsbefreiung vorgesehen.

Wichtig: Dem Arbeitnehmer ist deshalb unbedingt anzuraten, sich im Bereich der privaten Nutzung des Fahrzeuges bis zur Grenze der groben Fahrlässigkeit vom Arbeitgeber freistellen zu lassen bzw. in Abstimmung mit diesem sicher zu stellen, dass auch hier entsprechender Versicherungsschutz besteht.

3. Freistellung und Kündigung, Widerrufsvorbehalt
Häufig ergeben sich Probleme bei der Nutzung des Dienstwagens nach einer Kündigung und bei Freistellung. Wurde ein Recht zur privaten Nutzung nicht vereinbart, muss der Mitarbeiter das Fahrzeug jederzeit an den Arbeitgeber herausgeben.

Wichtig: Wird dem Mitarbeiter durch die Vorenthaltung des Fahrzeuges die Erfüllung seiner Aufgaben unmöglich gemacht, behält er dennoch seinen Anspruch auf Vergütung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ist dem Mitarbeiter die private Nutzung des Dienstwagens gestattet, darf er ihn grundsätzlich auch bis zum Ablauf des Vertrages weiterhin privat fahren. Denn die Privatnutzung stellt einen Teil seines Arbeitsentgelts dar. Gleiches gilt für die Nutzung während eines Erholungsurlaubs oder einer Arbeitsunfähigkeit bis zu sechs Wochen. Etwaige Reparatur- und Unterhaltungskosten trägt auch während dieser Zeit der Arbeitgeber.

Tipp: Zulässig ist es allerdings, zugunsten des Arbeitgebers ein Widerrufsrecht für den Fall zu vereinbaren, dass er den Mitarbeiter nach einer Kündigung für die Dauer der Kündigungsfrist in vertraglich zulässiger Weise und unter Fortzahlung der Vergütung freistellt (näher zum Widerrufsrecht s.u.). In diesem Fall wird der Arbeitgeber aber den Nutzungswert des Kfz vergüten müssen. Wurde dem Arbeitnehmer gekündigt, muss er den Wagen auf Verlangen zum Kündigungstermin herausgeben, selbst wenn er Kündigungsschutzklage erhoben hat. Stellt das Gericht später die Unwirksamkeit der Kündigung fest, kann er aber den entgangenen Nutzungswert als Schadensersatz geltend machen.

Die Höhe dieser Nutzungsentschädigung ist umstritten. Sie wird zumeist nach den Anschaffungs- und Nutzungskosten eines vergleichbaren Fahrzeuges unter marktüblichen Bedingungen ermittelt, wobei in der Regel auf Kostentabellen des ADAC und Nutzungsausfalltabellen zurückgegriffen wird. Das Bundesarbeitsgericht hat aber auch schon eine konkrete Schadensberechnung des Arbeitgebers akzeptiert, die zu einem niedrigeren Ersatz führte.

Grundsätzlich kann das dem Mitarbeiter eingeräumte Recht zur Privatnutzung nicht einseitig widerrufen, sondern – weil es sich um einen Vergütungsbestandteil handelt – nur durch eine Änderungskündigung oder –vereinbarung aufgehoben werden. Allerdings finden sich in den vertraglichen Vereinbarungen häufig allgemein oder für bestimmte Fälle – z.B. den der Freistellung – formulierte Widerrufsvorbehalte. Geht man davon aus, dass solche Widerrufsvorbehalte wirksam vereinbart werden können (was streitig ist), ist in jedem Fall zu beachten, dass der Widerruf der privaten Nutzungserlaubnis nur nach billigem Ermessen erfolgen darf.

Tipp: Zulässig ist es insoweit, vertraglich zu vereinbaren, dass der Arbeitgeber das Recht zur privaten Nutzung bei Wegfall der Überlassungsvoraussetzungen widerrufen darf. Ein weiteres Beispiel findet sich oben im Zusammenhang mit der Freistellung.

4. Der Fiskus fährt mit
Der Arbeitnehmer hat die private Nutzung des Dienstfahrzeuges regelmäßig als sog. geldwerten Vorteil zu versteuern, wenn sie ihm vom Arbeitgeber unentgeltlich überlassen wird. Für die Ermittlung dieses Vorteils hat der Gesetzgeber zwei Methoden zur Verfügung gestellt, zwischen denen die Wahl besteht: Nutzungspauschale oder Einzelnachweis.

Wichtig: Arbeitgeber und Mitarbeiter können die Methode der Vorteilsermittlung nicht beliebig wechseln. Sie darf nur zum Jahresende oder bei einem Wechsel des Kfz geändert werden. Verzichtet der Arbeitgeber z.B. bei einem verschuldeten Unfall auf die Geltendmachung eines Schadensersatzanspruches gegen den Arbeitnehmer, so ist dieser Verzicht vom Arbeitnehmer ebenfalls als geldwerter Vorteil zu versteuern.

Tipp: Aufgrund der Komplexität der steuerlichen Regelungen mit eventuellen sozialversicherungsrechtlichen Folgen, empfiehlt es sich, für Detailfragen (Lohnsteuerpauschalierung, Werbungskostenabzug, Anrechnung von Nutzungsvergütungen, etc.) unbedingt mit dem Steuerberater Rücksprache zu halten. Nachstehend sind die wichtigsten Punkte noch einmal als Checkliste zusammengefasst:

5. CHECKLISTE für Nutzungsvereinbarungen 

  • Fahrzeugtyp, Preisgrenze
  • Wer entscheidet über die Auswahl?
  • Private Nutzung, Umfang und Kostentragung
  • Nutzung durch Ehegatten oder weitere Personen
  • Haftungsfragen, Haftungsfreistellungen
  • Wer ist für die Pflege verantwortlich?
  • Wer hat Reparaturen wo (Fachhändler) vornehmen zu lassen?
  • Versicherung
  • Nutzung bei Freistellung und Kündigung
  • Steuerliche Behandlung