Kontrolle im Außendienst

Wie in jedem Arbeitsverhältnis besteht auch im Außendienst für den Arbeitgeber frei nach dem Motto „Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser!“ ein Interesse daran, die bei ihm beschäftigten Außendienstmitarbeiter zu kontrollieren. Neben z.B. dem Abfassen von Tätigkeitsberichten, stehen dem Arbeitgeber weitere Kontrollmethoden, etwa das Fahren von Kontroll-Touren, zur Überwachung des Außendienstmitarbeiters zur Verfügung. Im Außendienst haben sich zur Kontrolle des allgemeinen Leistungsverhaltens bestimmte Formen herausgebildet, die im Nachfolgenden kurz skizziert werden.

1. Abfassen von Tätigkeitsberichten
Das gängigste Kontrollinstrument zur Erfassung der Arbeitsleistung im Außendienst ist das Abfassen von Tätigkeitsberichten.

Der Außendienstmitarbeiter soll darin in der Regel folgende Punkte für jeden Tag festhalten: Welche Kunden werden wo aufgesucht, Ankunfts- und Abfahrtszeit bei jedem Kunden, Grund des Besuchs, Verlauf und Ergebnis etc.
Zumeist wird den Außendienstmitarbeiter zu diesem Zweck ein einheitliches Berichtsformular ausgehändigt. Das Einführen solcher Tätigkeitsberichte ist grundsätzlich mitbestimmungsfrei, sofern nur das Arbeitsverhalten einzelner Arbeitnehmer erfasst werden soll.

Tipp: Wird allerdings ein einheitliches Berichtsformular für den gesamten Außendienst verwandt, wird damit zugleich das Ordnungsverhalten der Außendienstmitarbeiter, d.h. die Art und Weise ihres Zusammenwirkens geregelt. In diesem Fall ist einer Ansicht ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Aufstellung solcher Tätigkeitsformulare anzunehmen. Auch die Aufstellung von Zielvorgaben, z.B. durch die Festlegung von Umsatzzielen, deren Erreichen mit bestimmten finanziellen Vorteilen in Form von Prämien verbunden ist, oder durch Festlegung einer bestimmten Kundenfrequenzzahl, eröffnet dem Arbeitgeber die Möglichkeit, das Verhalten der Außendienstmitarbeiter indirekt zu kontrollieren. Gleichzeitig können auf diese Art und Weise sowohl Verhalten als auch Vergütungsgefüge der Außendienstmitarbeiter erheblich beeinflusst werden. Aus diesem Grunde unterliegt die Aufstellung von Zielvorgaben der Mitbestimmungspflicht des Betriebsrats.

2. Kontroll- Touren 
Bei der direkten Kontrolle durch Kontroll- oder Checktouren fährt zumeist der Gebietsleiter die Tour des Außendienstmitarbeiters anhand des diesem vorgegebenen oder von ihm eingereichten Tourenplans nach. So kann der Arbeitgeber z.B. Art und Weise der Gesprächsführung mit den Kunden kontrollieren. Sinn macht diese Art der Kontrolle vor allem bei Anfängern oder bei nachlassenden Auftragseingängen. Der Arbeitgeber sollte jedoch stets überlegen, wie solche Kontroll-Touren auf die Kunden wirken. Häufig wird damit beim Kunden mehr Schaden als Nutzen angerichtet. Eine Mitbestimmungspflicht besteht bei Kontrollen dieser Art nicht, da ein individuelles Arbeitsverhalten, nicht ein sog, Ordnungsverhalten überprüft wird.

Tipp: Um eine konstruktive Zusammenarbeit und Arbeitsatmosphäre zu gewährleisten, sollte der Arbeitgeber den Außendienstmitarbeitern die Abläufe bei Kontroll-Touren transparent machen.

3. Überwachung durch Detektive
Nicht selten ist auch die Einschaltung einer Detektei zur Überwachung der Außendienstmitarbeiter, insbesondere zur Kontrolle von deren Spesenabrechnungen. Die Zulässigkeit solcher Maßnahmen ist vor allem mit Blick auf den damit verbundenen schweren Eingriff in das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten äußerst umstritten. Liegt allerdings ein dringender Verdacht einer strafbaren Handlung oder einer schweren Vertragsverletzung gegen den Außendienstmitarbeiter vor, so wird die Zulässigkeit der Einschaltung von Privat-Detekteien bejaht. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn falsche Spesenabrechnungen im Zusammenhang mit Außendiensttätigkeiten, die entweder gar nicht oder nicht in der geltend gemachten Form verrichtet worden sind, eingereicht werden. Bei der Entscheidung der Frage, wann die Einschaltung von Detektiven zur Überwachung von Außendienstangestellten zulässig ist oder nicht, handelt es sich allerdings stets um eine heikle Gratwanderung.

Tipp: Obgleich ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates beim Einsatz durch Privatdetekteien vom BAG abgelehnt wurde, sollte der Arbeitgeber vor Erteilung des Überwachungsauftrags den Betriebsrat einschalten, um diesbezügliche Streitigkeiten möglichst zu vermeiden.

4. Kontrolle durch EDV-Einsatz
Auskunft über das Leistungsverhalten des Außendienstmitarbeiters wird dem Arbeitgeber auch durch die regelmäßig im Außendienst eingesetzten mobilen Datenerfassungsgeräte sowie Laptops ermöglicht. Mit Blick auf das informationelle Selbstbestimmungsrecht der Angestellten und dessen Konkretisierung durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) begegnet die Speicherung von Sach- und gleichzeitig auch personenbezogenen Daten des Nutzers des Systems Bedenken. Denn viele Systeme speichern nicht nur Auftragsbestellungen, Besuchs- und Marktdaten sowie Daten für die Spesenabrechnung, sondern protokollieren darüber hinaus jedwede Aktivität des Benutzers mit Angabe von Datum und Uhrzeit und ermöglichen damit eine umfassende und ständige Überwachung des Leistungsverhalten des Außendienstmitarbeiters sowie ein Vergleich dessen Profils mit dem anderer Außendienstmitarbeiter. Die Einführung von Personalerfassungssystemen und Betriebsdatenerfassungssystemen unterliegt nach § 87 Abs. 1 Ziff. 6 BetrVG der Mitbestimmung des Betriebsrats.

Tipp: Die Datensammlung muss stets von der Zweckbestimmung des Arbeitsvertrages erfasst werden, sich auf das zur Erreichung des Zwecks erforderliche Minimum beschränken und den Persönlichkeitsbereich des Arbeitnehmers nur in engen Grenzen tangieren. Gemäß § 28 BDSG ist die Speicherung personenbezogener Daten nur bei vorheriger Unterrichtung des Betroffenen zulässig.

Tipp: Der Betriebsrat sollte in einer Betriebsvereinbarung die Zweckbestimmung für die Erfassung und Verwendung personenbezogener Daten detailliert festlegen und dabei insbesondere darauf achten, dass keine Zeitangaben bei den Besuchsdaten oder Auftragserfassungen enthalten sind.

5. Veröffentlichung von Rennlisten 
Eine weitere beliebte Praxis ist es, die Verkaufserfolge der einzelnen Mitarbeiter in Listen zu führen und in Abständen zu veröffentlichen. Neben dem Leistungsansporn ermöglicht diese Vorgehensweise zugleich eine Kontrolle der Mitarbeiter. Die Veröffentlichung der Daten ist nur zulässig, wenn sich die Betroffenen zuvor damit einverstanden erklären (§ 28 BDSG). Dementsprechend kann der Betriebsrat bei geplanten Rennlisten den Nachweis des Einverständnisses aller Außendienstmitarbeiter verlangen.

Problem: Starke Außendienstler werden i.d.R. keine Einwendungen gegen die Veröffentlichung ihrer Leistungsergebnisse haben. Schwächere müssen dagegen zu Recht befürchten, dass dies ihrer beruflichen Position schadet. Jedoch hat jeder das Recht, zu verlangen, dass seine Daten nicht publiziert werden.